PIM-Einführung: Herausforderungen für Unternehmen

Aufgrund der immer weiter fortschreitenden Digitalisierung und den damit einhergehenden steigenden bzw. sich stetig verändernden Kundenwünschen, stehen die Unternehmen vor immer neuen Herausforderungen. Bei der Suche nach Lösungen, haben wir in vorherigen Beiträgen gezeigt, welche Möglichkeiten und Vorteile ein PIM-System bietet.

Heute möchte ich allerdings zeigen, warum ein PIM-System Händlern und Herstellern helfen kann, ihre aktuellen Herausforderungen zu bewältigen und betonen, welche strategische Rolle ein PIM-System innerhalb jeder Organisation spielt.

Die Gründe für eine mangelnde Produktdatenqualität sind vielfältig: Häufig sind aufgrund jahrelang gewachsener Unternehmens- aber auch IT-Strukturen die Produktinformationen über das gesamte Unternehmen verteilt und liegen in unterschiedlichen Qualitäten sowie Systemen vor. Auch der teils unkontrollierte Zugriff mehrerer Personen aus unterschiedlichen Abteilungen hat die Datenqualität zunehmend verschlechtert.

Durch unklare Vorgaben bezüglich der Datenstruktur oder der Datenpflege sowie durch ein mangelndes Rechte- und Rollenkonzept wird eine Verbesserung der Datenqualität erschwert oder teils gänzlich unmöglich. Da meist nur ungenügend standardisierte Prozesse hinsichtlich des Umgangs mit Daten im Unternehmen vorhanden sind, schlägt sowohl der interne Austausch als auch der Austausch mit externen Partnern fehl.

In Zukunft entscheidet einerseits die Effizienz eines Unternehmens, andererseits die Steigerung der Customer-Experience über den wirtschaftlichen Erfolg. Da die Qualität der Produktdaten hierfür entscheidend ist, legt ein PIM-System den Grundstein, um diese Ziele zu erreichen.

Wie äussern sich mangelhafte Produktinformationen?

• Gestiegene Kosten für Datenhaltung, IT oder Datenpflege
• Steigende Beschwerde-Quote
• Hohe Absprung-Quote
• Geringe Sichtbarkeit in Suchmaschinen
• Sinkende Conversion-Rate
• Steigende Retourenquote

Unterstützende Maßnahmen für den Erfolg eines PIM-Systems

Sieht man sich die einzelnen Punkte genauer an, wird klar, dass PIM-Systeme Einfluss auf die Arbeit verschiedener Abteilungen haben und somit unterschiedliche Geschäftsprozesse beeinflussen können. Daher ist es notwendig, PIM-Projekte nicht nur auf operativer, sondern auch auf strategischer Ebene zu planen und zu steuern.

PROZESSMANAGEMENT

Jedes System beeinflusst die Geschäftsprozesse des Unternehmens. Aus diesem Grund sollten Unternehmen ihre Prozesse ganzheitlich analysieren, standardisieren und optimieren. Oft sind die Geschäftsprozesse – über Jahre hinweg – nicht mehr an aktuelle Strukturen und Abläufe angepasst worden, was häufig umfangreiche Ressourcenverschwendung zur Folge hat.

Ohne ein adäquates Prozessmanagement kann nur ein Bruchteil des Potentials eines PIM-Systems nutzbar gemacht werden. Eine umfassende Betrachtung sowie eine möglicherweise nötige Aktualisierung der Prozesse helfen nicht nur, die durch ein PIM-System verfolgten Ziele (wie das Eliminieren von Verschwendungen) zu erreichen. Nur so kann auch die Datenqualität, also die Grundlage eines optimalen Kundenerlebnisses, langfristig erhalten bleiben.

CHANGE-MANAGEMENT

Neben dem Prozessmanagement spielt im Zusammenhang mit einer PIM-Einführung das Change-Management eine große Rolle. Viele Unternehmen verlieren aufgrund der systemischen Herausforderungen das Wichtigste aus den Augen – die eigenen Mitarbeiter. Dies sind die Personen, die täglich mit einem PIM-System arbeiten. Sie sind maßgeblich an der Einhaltung der Datenqualität beteiligt und bestimmen damit den tatsächlichen Nutzen einer solchen Lösung. Im Rahmen der Digitalisierung entstehen bei vielen Mitarbeitern Ängste bezüglich neuer Systeme.

Das Change-Management soll dabei helfen, dass diese Vorbehalte abgebaut und positiv transformiert werden. So werden Mitarbeiter bereits in frühen Phasen in die Einführung des neuen Systems eingebunden: Es kann dadurch nicht nur ein möglicher späterer Widerstand umgangen werden, sondern auch frühe Fehlentwicklungen aufgrund übersehener Anforderungen verhindert werden.

Doch ein effizientes Change-Management kann nicht nur in frühen Phasen, sondern auch während der Softwareeinführungsphase zur Seite stehen. So kann sichergestellt werden, dass das eigentliche Ziel nicht aus den Augen verloren wird: Die langfristige Steigerung der Kundenzufriedenheit durch eine konsequente Customer-Centricity während des gesamten Lebenszyklus des PIM- oder MDM-Systems.

DATA GOVERNANCE

Aufgabe des Data Governance ist es, möglichst effektive Richtlinien über den Umgang mit Daten im Unternehmen festzulegen. Neben der Vergabe von Rechte- und Rollen gehört auch eine klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten zu diesem Themenkomplex. Eine zentrale Herausforderung, vor der viele Unternehmen derzeit stehen, stellt die Umsetzung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dar, die mit umfangreichen Sanktionen bei Verstößen droht. Bei der Umsetzung der darin erwähnten Rechte von Kunden, Geschäftspartnern oder Mitarbeitern kann ein MDM-System einen entscheidenden Beitrag leisten.

PIM- und MDM-Systeme im Vergleich

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